Holi szerint így tarthatod működésben vállalkozásodat, amikor tényleg mindenki szabadságon van (szeretne lenni)

Közeleg a nyár, és sok kis- és középvállalkozás (KKV) számára ez egyet jelent: a szabadságok körüli káosszal. A munkavállalók elkezdik beadni a szabadságkérelmeiket, kulcsfontosságú csapattagok heteken át távol vannak, és hirtelen lelassulnak a projektek, kicsúsznak a határidők, és kiszámíthatatlanná válik a működés. Ha cégvezető, pénzügyi igazgató vagy HR vezető vagy, akkor pontosan tudja, mennyire fájdalmas ez a helyzet.

De ennek nem kell így lennie! Megfelelő stratégiával zökkenőmentesen fenntarthatod az üzletmenetet, miközben a munkavállalók is élvezhetik jól megérdemelt pihenésüket.

 1. Használj olyan digitális szabadság-nyilvántartó rendszert, mint a Holi

Ha még mindig e-mailekkel, táblázatokkal vagy cetlikkel kezeled a szabadságkérelmeket, garantált a káosz. Egy digitális szabadságkezelő rendszer bevezetésével:

• Azonnal láthatod, ki mikor van távol
• Elkerülheted az ütközéseket az engedélyezés során
• Automatizálhatod a szabadságkalkulációkat

2. Tervezd meg előre a szabadságokat – ne az utolsó pillanatban!

A legnagyobb problémák akkor adódnak, amikor mindenki egyszerre adja be a szabadságkérelmét, és kapkodva kell megoldást találnod a helyettesítésre. Ahelyett, hogy az utolsó pillanatban próbálnád orvosolni a helyzetet, vezess be egy szabadságkérési határidőt – például előírhatod (akár a munkaszerződésben is), hogy a nyári szabadságokat április végéig kell leadni. Ez elegendő időt biztosít az ütközések felmérésére és a munkaidő-beosztások igazítására.

3. Határozz meg egyértelmű szabadság-jóváhagyási szabályokat

Nem minden munkavállaló lehet szabadságon egyszerre, különösen a kulcsfontosságú osztályokon vagy csapatokban. A konfliktusok elkerülése érdekében állíts fel világos jóváhagyási kritériumokat:

• Elsőként beérkezett kérelmek alapján?
• Szenioritás szerint?
• Üzleti prioritások alapján?
• Igazságos rotációs rendszerrel?

Bármely módszert is választod, fontos, hogy a munkavállalók megértsék a folyamatot, hogy elkerüld a felesleges frusztrációt a cégedben.

4. Biztosítsd a folyamatos kommunikációt

Ösztönözd a munkavállalókat arra, hogy időben jelezzék szabadságolási terveiket. Egy közös online szabadság-naptár, ahol mindenki láthatja a beosztást, segíthet a jobb tervezésben (lásd első pont). A HR-nek és a vezetőknek rendszeresen egyeztetniük kell a csapatokkal, hogy minden kulcsfontosságú pozíció le legyen fedve.

5. Képezd ki helyettesítőket előre

A nyári időszak egyik legnagyobb kockázata, hogy egy kulcsfontosságú alkalmazott szabadságon van, és senki más nem ismeri a feladatait. A munkafolyamatok fennakadásának elkerülése érdekében vezess be “helyettesítő” képzéseket:

• Jelölj ki tartalék csapattagokat a kritikus szerepekre
• Dokumentáld a legfontosabb munkafolyamatokat és eljárásokat
• Szervezd meg a tudásmegosztó üléseket a nyári szabadságok előtt

6. Jutalmazd meg az előszezonban kivett szabadságot

Ha vállalkozásod számára gondot jelent a nyári szabadságok miatti munkaerőhiány, fontold meg, hogy ösztönzőket kínálj az elő- és utószezonban kivett szabadságokra. Ilyen lehet például:

• Extra szabadnapok azoknak, akik nem a főszezonban mennek szabadságra
• Bónuszok azoknak, akik nyáron is dolgoznak
• Rugalmas munkavégzési lehetőségek a nyári hónapokban

7. Készülj fel vészhelyzeti forgatókönyvvel

A legjobb tervezés ellenére is előfordulhatnak váratlan helyzetek. Mi történik, ha egy ügyfélválság közepén a kulcsfontosságú munkatársak éppen szabadságon vannak? Készítsen vészhelyzeti tervet:

• Jelölj ki vészhelyzeti kapcsolattartókat minden osztályon / csapatban
• Készíts egy listát azokról a munkatársakról, akiket végső esetben el lehet érni
• Dokumentáld a sürgős helyzetek kezelésére vonatkozó eljárásokat

Záró gondolatok

A nyári szabadságoknak nem kell káoszba sodorniuk a vállalkozásodat. Ha kihasználod az olyan digitális menedzsment alkalmazásokat, mint a Holi; előre tervezel; egyértelmű szabályokat állítasz fel; biztosítod a megfelelő helyettesítést, akkor fenntarthatod a hatékonyságot. Miközben alkalmazottaid is kipihenhetik magukat, ami valljuk be, szintén esszenciális alkotóeleme a jó, kiegyensúlyozott munkahelyi légkörnek –, így egyúttal a vállalkozásod hosszútávú sikeres működésének.

Ha cégednél problémát jelentett eddig a szabadságkezelés, tényleg érdemes lenne megfontolnod egy olyan dedikált szabadságkezelő alkalmazás használatát, mint a Holi. Időt takaríthatsz meg a szükséges adminisztráció digitalizálásával, hatékonyságot növelhetsz a szabadságok előtervezésével, csökkentheted a hibákat, hiányzások egymásra csúszását, az ebből adódó frusztrációt. A Holival könnyedén biztosíthatod céged zavartalan működését – függetlenül attól, hogy a nap végén hány kollégád hány szabadságkérelmét is kell összehangolnod és jóváhagynod.

Céged felkészült már a nyári szabadságidőszakra? Ha nem, itt az ideje cselekedni! Engedd meg, hogy a Holi segítsen nektek is, regisztráld be cégedet most, próbáld ki ingyenesen! 😉